FlowUs、Notion 等笔记软件的使用误区和使用建议

用户短腿小猫咪

放弃 All In One 的执念

需要声明的是，我不反对 All in One, 但是过于追求 All in One 反而会降低生产力效率。
All in One 的优点

All in One 作为一种产品理念和宣传策略是没有问题的。
All in One 的产生背景是，如今的日常办公，人们经常需要使用 3 个甚至 十几个应用来管理日常工作。比如，记录待办事项、日程安排、文档管理、电子邮件处理、聊天沟通、项目管理、知识管理。这些使用场景通常需要专门的工具进行执行。
然而，依靠这些彼此割裂的工具处理专门的专项任务，在很大程度上并没有提高我们的效率。比如，多个工具的使用，提高了学习成本。此外，在多个平台之间进行切换，费时费力，分散了注意力。最后，用户数据分散在多个应用平台。在这种背景下，一款能同时满足用户多个使用场景需要的 All in One 工具是在很大程度上符合用户需求的。
All in One 的缺点

真正的 All in One 产品是不存在的，过度追求 All in One 有可能降低了生产力效率。如果你在一个软件内部，执着地追逐 All in One 具有以下后果 ：

• 你总会发现自己正在使用软件存在一些不足和缺点，强烈地期待软件尽快追加某个功能和优化某个性能；
  
• 你会强迫症似地体验软件的每个功能。然而，每个产品都有自己的产品路线图，产品开发中不同功能也有不同的优先级。在等待软件更新和优化的过程中，你充满了焦虑。即便软件更新了，你也会发现新的 BUG 和不足。
  

这种 对于 All in One 的执念会极大地阻碍你提高自己的工作效率，并且带来了大量无谓的困扰。
解决方案：放弃 All in One 的执念，通过重器轻用实现高效

放弃纠结，拥抱妥协，通过重器轻用实现高效。

• 放弃 All in One 的执念。接受某款工具的不完美。
  
• 拥抱妥协。尝试使用多款工具进行配合；
  
• 重器轻用。充分利用当前软件的某个优点和长处。与此同时，将不同的优秀软件整合起来建立工作流。
  

如果你看好某个软件的发展，可以先用这款软件做一些其擅长的事情。以 FlowUs、Notion 为例，其擅长在线文档协作。你可以先尝试建立一些你日常频繁使用的数据库，并与他人进行分享协作。
如果你真的很需要某些功能，而你现在使用的软件没有规划，那么最好的办法是先使用一些更加成熟、功能更加强大的软件，或者建立一些软件联动的方案。

• 在 FlowUs、Notion等笔记软件中建立的待办清单有一些功能不能满足你的期待，在 FlowUs、Notion等笔记软件中建立的看板视图不能满足你对于项目管理的需求，那么，最好还是直接使用一些更为专业的软件满足你当下的使用需求。比如，使用强大、好用的滴答清单管理待办，使用看板软件的鼻祖 Trello 管理你的项目。
  
• FlowUs 没有专门的网页剪藏功能。不过，目前官方已经支持第三方工具简悦。那么，我便可以在移动端使用 FlowUs 的微信剪藏功能，在桌面端使用简悦的稍后读和网页剪藏及批注功能，正好形成完美的闭环。
  
• FlowUs、Notion等笔记软件现在没有白板功能，那么我可以使用第三方白板软件，比如 Excalidraw、Vision On 等在线工具，直接使用网页嵌入至 FlowUs 或者 Notion. 这样，便可以方便我在 FlowUs/Notion中直接查看和使用白板功能。
  

关于内容模版，借鉴而不要直接套用

很多用户注册和使用软件，是因为被某个好看、强大的模版所吸引。以我自己为例，在一开始，便逐个尝试复制和使用各种官方模版、社区模版。然后，筛选自己喜欢的模版，或者再加以调整优化。乐此不彼，甚至有点废寝忘食。然而，在过了一段时间后，发现自己除了收获了一堆模版以外，效率并没有得到多少提升，反而在沉溺于模版生产中耗费了不少时间和精力。
为什么会这样？让我们观察一下模版是什么？

• 绝大多数模版，都是基于某个使用场景的，是为了满足创作者的某个使用需求而制作；
  
• 内容模版，一般都是基于某个工作流、某种组织理念进行制作的成品。模版分享者，可能根据自己的需求，已经打磨、优化了很多次。
  

每个人的使用需求都不太一样。因此，即便是某个模版强大而好看，但是直接套用模版的话，依然会存在使用起来不太顺畅。
对于内容模版，应该借鉴而不是直接套用。通过观察和体验其他人的模版，可以查看学习优秀创作者的软件使用技巧和模版设计理念。然而，再针对自己的使用需求，设计、优化、迭代模版，最终才能形成一套强大而好用的模版。


关于页面排版，美观更好但是不要过度追求

颜值就是生产力。好看的界面会吸引用户停留更长时间。对于笔记软件而言，如果笔记软件拥有一个好看、完善的内容组织体系，那么，每一天在笔记软件中记录和思考，便是一件比较快乐的事情。
然而，没有最美只有更美。页面排版也是如此，没有最好、只有更好看的排版。花费一些时间搭建好看的主页、仪表盘是有些必要的。如果过分沉溺于美化，像一个疯狂的装修设计师一样进行内容界面装修，那么，使用软件的目的可能会有些南辕北辙。再好看的模版，可能逐渐也会审美疲劳。到头来，支撑自己使用某款工具的动力，还是源自于工作流的持续运行。比如，在 FlowUs、Notion 这样的知识管理工具中，建立收集→ 整理→ 思考/创作→ 存档与协作的工作流。通过持续的输入和输出的双向循环，反过来会正向反馈和强化自己对于工具的使用。
善用多维表格，缺少 Database 的知识库是缺少灵魂的

对于 FlowUs、Notion 这类工具而言，各种内容块的快速创建和组合，方便用户建立各种各具特色的内容页面。然而，检验用户从入门到熟练使用的标志并不是内容排版，而是善用多维表格。
多维表格作为高级内容块，才是 FlowUs 这类工具的核心功能。多维表格赋予了用户高效查看、编辑和处理内容的超能力。通过视图切换、属性处理、筛选、排序、分组、公式/关联/汇总等功能的综合使用，多维表格便可以像变形金刚一样，根据使用场景的需求展示出多种各具特色的形态。
关于多维表格，不要建立太多，以免数据分散。对于初学者而言，可以初步建立满足资讯管理、任务/项目管理、内容管理等场景的几个多维表格，随后再逐步优化、维护和完善这些多维表格的配置。


参考文献

• 微信剪藏：高效输入，从微信剪藏开始：支持「微信剪藏稍后阅读」和「内容自动整理」的解决方案
  
• 网页剪藏：第三方工具 Web Clipper 剪藏插件使用教程
  
• 网页剪藏：简悦使用教程：FlowUs 配置教程
  
• PDF 标注：FlowUsPdf高亮标注
  
• 盘点那些具有特色的笔记软件
  
• 盘点那些具有特色的写作软件
  
• 盘点那些具有特色的电子白板软件