工作中常用的几种工具软件

牛梦猿

随着计算机网络时代的到来，计算机作为一种管理工具，早已得到普及使用。对于微软office办公软件：Word、Excel、Access、PowerPoint、Project等的使用，已经成为一般管理人员的基本技能。近几年来，随着智能手机、iPad等终端设备的推出，涌现出一大批小型、专业化的特色办公软件，并且很好地实现了计算机-笔记本移动办公-手机和iPad等随身移动终端的信息共享，给管理工作带来极大的便利。选择、利用好这些工具，对于提高自己的工作效率，具有很好的促进作用。现将自己对日常工作经常使用的几款管理软件应用情况，做以简要的总结和介绍，与大家共享。
        一、思维导图
      思维导图又叫心智导图，是表达发散性思维的有效图形、具有革命性的思维工具。它充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在逻辑与想象之间平衡发展，开启大脑潜能。通过图文并重的方式，把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接，建立和优化逻辑关系，关注重点、次序、里程碑节点，是一种新型、高效的管理工具，广泛应用于科学、工程、项目和企业管理工作中。目前常用的思维导图软件有Xmaind、MindManager等。本人使用的是较为灵活、简单、实用的Xmaind软件。简化版可以从该公司网站上直接下载使用。
    XMind应用全球最先进的Eclipse RCP软件架构，具有易用、高效、可视化、可扩展、跨平台、稳定性等优点，应用于思维管理、商务演示、与其他办公软件协调工作、项目管理、云服务等方面。XMind不仅可以绘制思维导图，还能绘制鱼骨图、二维图、树形图、逻辑图、组织结构图（Org、Tree、Logic Chart、Fishbone）。并且，可以方便地从这些展示形式之间进行转换。可以导入MindManager、FreeMind数据文件。操作中可以灵活的定制节点外观、插入图标、丰富的样式和主题。输出格式有：HTML、图片。
    该软件的操作方便、简单易学，利用好这项管理工具，重点在于要培养自己的逻辑思维和工程思维意识，掌握科学地分析、解决问题的方法（如故障树分析法、事件树分析法、决策树分析法、贝叶斯分析法、矩阵分析法、层次分析法等），应用于自己的工作实践中，对于理清思路、整体把握、提高效率意义重大。


二、有道云笔记
本人使用的“有道云笔记”是网易设计的一款笔记软件。它的优点是可以提供了PC端、移动端、网页端等多端应用，可以随意使用任一端口进行输入、编辑、浏览、分享以及协同，手机可在4G网络环境下使用。该软件具有基本的文字编辑、插入图片、表格、链接、附件等功能，支持直接截屏，可用word格式导出等，用户可根据自身需要，设置分类文件夹进行管理（本人分为工作日志、学习资料、临时文件等几个文件夹）。可以用于会议记录，现场实时记录，管理者有时灵光一闪的想法可以随时录入。特别是需要现场拍照保留资料的，可以直接拍照保持并编辑进入笔记中保存。


另外，印象笔记也是一款较为优秀的笔记软件，推荐使用。
三、滴答清单（TickTick）
滴答清单是一款帮助记录工作、任务，规划时间的个人事件管理应用软件，是TickTick 的中国服务器版本。该软件拥有跨设备云同步、周期提醒、清单管理、清晰分类、协作和集成日历的应用等功能，,可以在Web、Android、iPhone等设终端备上使用，支持 Web、iOS、Android、Chrome、Firefox、微信等。用户可以根据自己的工作安排需求进行优先级设置，对重要的工作通过颜色提示、重复报警通知等方式提醒尽快完成（个人平时将事件分为四等：一等为重要并紧急的事情,二等为重要但不是很紧急的事情,三等为紧急但是不重要之事,四等为即不紧急又非重要之事）。另外，还可以利用滴答清单进行个人的GTD（Getting Things Done）规划。


另外，同类型的软化还有奇妙清单（Wunderlist）等，可选择使用。
四、百度网盘
目前工作中经常需要在办公室室PC机、家庭PC机、笔记本电脑、智能手机、IPad之间频繁进行资料的转移、共享等工作，一般情况下利用U盘来实现，使用起来非常繁琐，而且不能实现同步共享。而百度网盘做为一款云端存储软件，充分利用云存储集群机优势，提供超大的网络存储空间和数据安全保障，可以在不占用自己硬盘存储资源的前提下，为用户提供网络备份、同步和分享等平台数据云存储服务，解决用户单向上传或下载文件的需求，摆脱对U盘的使用依赖。另外还有设置自动备份、好友分享等实用功能。为了方面管理，我设置了设备技术、化工技术、肥料技术、标准规范、随笔、临时文件、来自Ipone等几个文件夹，进行分类管理。


其他的网盘软件还有115网盘、360云盘、华为网盘、新浪微盘等，可以选择使用。
五、知云
知云文献翻译软件是一款阅读英文pdf文献或pdf书籍的翻译软件,同时也是一款功能非常强大的pdf阅读器,几乎可以替代adobe pdf或FoxitReader等pdf阅读器。
l 自带PDF阅读器，左侧打开PDF，选择一段话，右侧自动给出翻译，中英互译。不支持其他小语言。
l 右上方翻译引擎选项中有五个翻译引擎可供切换。支持百度、谷歌、谷歌生物医学专用翻译、有道翻译、搜狗翻译，总能满足你的喜好。
l 可以选中单词、句子、段落后松掉鼠标，右侧立即给出翻译，翻译在右侧栏显示比起悬浮显示有更好的使用体验。不支持全文翻译。
l 翻译过程中，右侧原文处可以修改后，右键-重新翻译。此功能很多使用场景，可当成输入翻译功能使用。
l 支持英译中 和中译英两个方向的翻译。不支持其他小语种。
l 右上方菜单，其他功能-输入翻译模式，可以输入或粘贴入短的或长的文本进行翻译（每次5000字符以内）。
l 可直接作为PDF阅读器使用，单窗口模式/多窗口模式可切换（其他功能 菜单中），不依赖其他pdf阅读器。
l 在EndNote或NoteExpress中直接调用知云打开文献【需要确保把知云设置为默认PDF阅读器】。
l 支持打开简单的word文档【打开word时候实质是将word转换成pdf再打开，需要确保电脑安装了完整版微软OFFICE2010及以上版本】
l 丰富的注释工具，划线、黄色高亮、备注、手写备注……注意注释后需要点击保存。
l 拆分视图阅读（页面上右键-页面设置-水平拆分）。适合论文中figure和文字不在同一页的情况。
l 其他PDF零散功能：将某页pdf提取出来单独保存；合并多个PDF为一个PDF；测量PDF中对象的长度等。
这款软件对于读者非常友好，可以使英语水平欠佳的小白们也可以快速阅读浏览英文原版的技术资料，大大提高学习和工作效率。


知云文献翻译官网：https://www.zhiyunwenxian.cn

做为新时代的知识工作者，善于利用工具，提升工作效能，是职场必备的技能之一。更进一步，我们还要学会自己创造工具，并分享给大众，贡献于社会，促进文明的进步。
2018年4月7日 于滕州